S/4HANA & SAP Ariba – Rubik's Cube oder Lego-Bausatz?

Die Ausgangssituation

Nahezu jede IT-Abteilung beschäftigt sich derzeit damit, wann und wie sie ihr SAP ERP System (oder ihre Systeme) durch das Nachfolgeprodukt SAP S/4HANA ersetzt. Gleichzeitig sind bestehende IT-Systeme, die den Einkauf im Unternehmen heute unterstützen, nicht mehr zeitgemäß und der Wind der Digitalisierung weht auch hier. Wir haben es also meist mit zwei parallel laufenden IT-Projektinitiativen zu tun. Wie passt beides nun zusammen?

Das S/4HANA-Projekt und die Funktionalitäten zur Unterstützung des Einkaufs

Wer heute bereits das SAP ERP Modul Materialwirtschaft – Einkauf (MM-PUR) einsetzt, wird durch den Wechsel zu S/4HANA vor allem mit einigen neuen Benutzeroberflächen im Fiori-Look&Feel beglückt. Dies schafft für den Power-User in der Einkaufsabteilung ein neues Arbeitserlebnis. Jüngere Mitarbeiter rollen beim Anblick der alten SAPGUI-Oberfläche oft die Augen, für erfahrene operative Einkäufer, die schon lange mit der SAPGUI arbeiten, ist das meist kein Problem. Für die Einkaufsleitung sind Kennzahlen (KPIs) wie bspw. die Kontraktnutzung in Form von schönen Dashboards mit im Standard dabei.

Im Bereich des Einkaufs von indirektem Material und von Dienstleistungen gibt es wenig funktionale Verbesserungen im Vergleich zu SAP ERP (Modul Materialwirtschaft – Einkauf - MM-PUR). Hier liegt der SAP-Fokus klar auf der Weiterentwicklung der Cloud-Anwendungen SAP Ariba Guided Buying und SAP Fieldglass. Für den Bereich des Einkaufs von Bauleistungen ist weiterhin der Einsatz von NICHT-SAP Anwendungen wie AVA-Tools und Ausschreibungsportalen notwendig.

Für den Einkauf von Produktionsmaterial auf Basis der Produktionsplanung ist S/4HANA das Kernsystem. Bedarfsermittlung, Bestandsführung, Konsignationsabwicklung, Lieferpläne und Kontrakte sind dabei die zentralen Funktionen. Besonders in der Produktionsplanung und der Bedarfsermittlung (vormals der MRP-Lauf) gibt es wesentliche Verbesserungen im Vergleich zu SAP ERP. Durch die optionale Zusatzlösung SAP Ariba Supply Chain Collaboration wird die Zusammenarbeit mit den Lieferanten in diesem Einkaufsbereich weiter optimiert. Gerade bei der Produktion mit geringer Fertigungstiefe ist die Zusammenarbeit und der Belegdatenaustausch entlang der gesamten Lieferkette enorm wichtig. Mit SAP Ariba Supply Chain Collaboration können auch kleinere Zulieferer ohne neue EDI-Anbindung integriert werden.   

Einkauf von indirektem Material mit SAP Ariba Guided Buying und dem SAP Ariba Netzwerk

Der Einkauf von indirektem Material wird meist mit elektronischen Lieferantenkatalogen und einer einfach zu nutzenden Anwendung (webbasiert bzw. als mobile App für Smartphones) unterstützt. Hier kommt meist der Kundenwunsch „so einfach wie bei Amazon!“. Die vielen Bedarfsanforderer sollen eigenständig die gewünschten Katalogartikel suchen und finden und anschließend den vordefinierten Genehmigungsprozess starten. Hierzu ist SAP Ariba Guided Buying das Mittel der Wahl aus dem Hause SAP. Für den Austausch der Belege Bestellung & Rechnung mit den Lieferanten steht das weltweite größte Geschäftsnetzwerk - SAP Ariba Network – zur Nutzung bereit. Eigene Lieferantenportale sind für den Einkauf von indirektem Material nicht mehr notwendig.

An diesem Beispiel lässt sich sehr gut die SAP Produktstrategie erkennen: Der „digitale Kern“, wie S/4HANA oft auch genannt wird, deckt die Kernfunktionen auch im Einkauf ab, die Cloud-basierten Ariba-Lösungen sind für die Zusammenarbeit mit Lieferanten und die Integration der vielen Bedarfsanforderer (Gelegenheitsuser) im Unternehmen gedacht.

Das Zusammenspiel von S/4HANA mit SAP Ariba Guided Buying & dem Ariba Netzwerk

Für das  Zusammenspiel steht die Komponente SAP Cloud Integration Gateway (CIG) den SAP Ariba Kunden kostenfrei zur Verfügung. Mit dieser Komponente gleicht die Integration in unserem vorgestellten Szenario einem Legobausatz mit einer guten Konstruktionsanleitung. Die in Ariba Guided Buying generierten Bestellungen werden direkt über das Ariba Netzwerk an den Lieferanten gesendet. Je nachdem ob der abschließende Rechnungsregulierungsprozess auch Bestandteil des Ariba-Projektes ist, werden Bestellungen und Wareneingänge aus Ariba Guided Buying nach S/4HANA kopiert (Rechnungsregulierungsprozess in S/4HANA) oder nur die abschließend geprüfte und genehmigte Eingangsrechnung zur Verbuchung in S/4HANA Finance (Rechnungsregulierungsprozess mit Hilfe von SAP Ariba Buying & Invoicing). Sowohl auf Ariba, als auch auf S/4HANA-Seite liefert SAP für diesen Prozess Standardschnittstellen mit CIG aus.

Ausschreibungen

Die Unterstützung von Ausschreibungen mit dem Ariba Sourcing Modul im Zusammenspiel mit SAP ERP war Thema unseres Blogs „Ausschreibungen mit SAP Ariba Sourcing & Integration mit dem SAP ERP MM – Einkaufsmodul“. Die dort vorgestellte Integration stellt SAP auch für S/4HANA bereit. Sollten Sie Bauausschreibungen im Sinn haben und die Vergabe nach EU-Richtlinien umsetzen, sind Ausschreibungstools (Ausschreibungsportale, AVA-Tools) von anderen Anbietern notwendig. 

Fazit

S/4HANA und SAP Ariba sind beides Kernelemente einer ganzheitlichen IT-Unterstützung ihrer Einkaufsprozesse. Je nach Bedarf liegen die Umsetzungsschwerpunkte im S/4 oder im Ariba Projekt. Die Integration der beiden Welten liefert das SAP Cloud Integration Gateway (CIG).

Unsere drei Empfehlungen

  1. Analysieren Sie ihre heute in SAP ERP genutzte Einkaufsfunktionalität und die fehlenden Elemente (Bedarf) für die optimale Digitalisierung ihres Einkaufs.
  2. Liegt ihr Fokus auf indirektem Material und der Beschaffung von Dienstleistungen, schauen sie sich die Lösungen SAP Ariba Guided Buying näher an. Die Umsetzung kann problemlos auch vor einer S/4HANA Implementierung beginnen, da die Schnittstellen zu SAP ERP analog umzusetzen sind.
  3. Liegt ihr Fokus rein auf dem Produktionsmaterial und der Bedarfsermittlung, dann arbeiten Sie eng im S/4HANA Projekt mit, um Verbesserungen zu bekommen. Haben Sie eine geringe Fertigungstiefe und wollen auch kleinere Lieferanten ohne EDI integrieren, ist SAP Ariba Supply Chain Collaboration eine interessante Option.

Wenn Sie weitere Fragen zu diesem Thema haben oder über einzelne Funktionen gerne mehr wissen möchten, können Sie uns gerne direkt kontaktieren.

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Mirko Heger

Kurzvita zum Autor

Ich bin als Principal und zertifizierter SAP Ariba Berater bei der Deutschen Business Consulting GmbH tätig. Bei SAP Ariba liegt mein Fokus auf der Kundenberatung und dem Projektmanagement über das gesamte Lösungsangebot. In den 28 Jahren meiner beruflichen Laufbahn habe ich Erfahrung mit verschiedensten SAP Produkten und Modulen gesammelt.

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